Compliance & Hinweisabgabe

In der Johannesstift Diakonie gibt es die Möglichkeit für Mitarbeitende und auch Dritte, sich geschützt mit Hinweisen auf Regelverstöße im Unternehmen an die Ombdudsstelle zu wenden. 

Durch ein strukturiertes Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen sollen hierdurch Gefahren oder Risiken aufgedeckt und abgewendet werden, im besten Fall noch bevor sich diese realisieren.

Ombudsperson als Hinweisgeberstelle der Johannesstift Diakonie:
jsd-ombudsmann(at)comfield-legal.eu
Rechtsanwalt Dr. Tobias Teicke 
Telefon 030 310160512
vertreten durch Dr. Martin Schmidt
Telefon 030 310160511
Comfield Legal
Kurfürstendamm 59
10707 Berlin

Sollten Sie Fragen hierzu haben, melden Sie sich bitte bei der Compliance-Beauftragten.

Compliance-Beauftragte der Johannesstift Diakonie:
Sibylle Dietel, Leiterin Recht und Compliance
Johannesstift Diakonie gAG
Siemensdamm 50, 13629 Berlin
sibylle.dietel@jsd.de 
Telefon 030 762891-117

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist der Johannesstift Diakonie sehr wichtig. Dies gilt in besonderem Maße, wenn Sie sich mit Hinweisen auf Compliance-Verstöße bzw. Fehlverhalten oder sonstige Gesetzes- und Regelverstöße an uns wenden.

Gern weisen wir Sie auch hier ausdrücklich darauf hin, dass Sie Hinweise auf Verletzungen geltenden Rechts (Gesetze, Verordnungen etc.), auf schwere Verstöße gegen Richtlinien und Verhaltensgrundsätze der Johannesstift Diakonie sowie auf mögliche umwelt- und menschenrechtsbezogene Risiken oder (Pflicht-)Verletzungen auch gegenüber der Ombudsperson einreichen können.

Sie können Hinweise auch vollständig anonym abgeben. In diesem Fall werden keine Angaben zu Ihrer Person verarbeitet.

Für den Fall, dass Sie sich offen an unsere Compliance-Beauftragte wenden oder den Hinweis gegenüber der Ombudsperson nicht anonym abgeben, informieren wir Sie mit diesen Datenschutzhinweisen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten.

Grundlage dieser Datenschutzerklärung sind das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland vom 15. November 2017 („EKD-Datenschutzgesetz oder DSG-EKD“) sowie die EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Wenn wir nachfolgend Angaben zu Gesetzen machen, werden daher immer beide Gesetze zitiert.

1. Verantwortliche Person/Stelle

a) Wenn Sie einen Hinweis direkt an unsere Compliance-Beauftragte abgeben, ist verantwortliche Stelle:

Johannesstift Diakonie gAG
Siemensdamm 50
13629 Berlin
kontakt(at)jsd.de

Ansprechpartnerin ist in diesem Fall unsere Compliance-Beauftragte.

b) Geben Sie einen Hinweis an unsere Ombudsperson ab, die Ihren Hinweis dann an uns übermittelt, dann ist zusätzlich zu der unter a) genannten Stelle auch die folgende Stelle für die Datenverarbeitung verantwortlich:

Comfield Legal Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB Schmidt Teicke
Rechtsanwalt Dr. Tobias Teicke
vertreten durch Dr. Martin Schmidt
Kurfürstendamm 59
10707 Berlin
jsd-ombudsmann(at)comfield-legal.eu

Die Ombudsperson verarbeitet Ihre Daten in diesem Fall in eigener Verantwortung und behandelt Ihre Identität streng vertraulich. Sie übermittelt Ihre Identität bzw. Ihre personenbezogenen Daten nur mit Ihrem Einverständnis an Johannesstift Diakonie. Johannesstift Diakonie verarbeitet die Daten wiederum in eigener Verantwortung.

2. Art der personenbezogenen Daten

Sofern Sie sich gegen eine anonyme Meldung entscheiden, werden zur Bearbeitung Ihres Hinweises und der Aufklärung des Sachverhalts Ihre Anrede, Ihr Vor- und Zuname sowie – sofern angegeben – Ihre Kontaktdaten (etwa E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Anschrift) und Angaben zur Position bei Johannesstift Diakonie verarbeitet. Welche weiteren personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist von den Umständen des Einzelfalls, etwa davon abhängig, welche Daten Sie im Rahmen Ihres Hinweises übermitteln.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihres Hinweises sowie gegebenenfalls zur Aufklärung des gemeldeten Sachverhalts. Die von Ihnen mitgeteilten Daten zu Ihrer Person werden verarbeitet, gespeichert und etwa auch dazu genutzt, Ihnen den Eingang des Hinweises zu bestätigen, Sie über den Stand des Verfahrens zu informieren und den von Ihnen mitgeteilten Sachverhalt mit Ihnen zu erörtern, um diesen sorgfältig aufzuklären.

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Welche Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung einschlägig sind, ist vom Inhalt und Kontext Ihres Hinweises abhängig. Melden Sie etwa Verstöße gegen geltendes Recht oder menschenrechts- oder umweltbezogene Pflichten, unterliegen wir möglicherweise einer gesetzlichen Pflicht zur Bearbeitung des Hinweises und möglicherweise auch zur Aufklärung des Sachverhaltes. Eine solche gesetzliche Pflicht kann sich aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ergeben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und § 6 Nr. 1, 6 DSG-EKG (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung).

Im Falle von Hinweisen zu (möglichen) Verstößen gegen interne Verhaltenspflichten und  richtlinien, die nach dem LkSG und HinSchG nicht relevant sind, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und § 6 Nr. 4, 8 DSG-EKG (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse liegt in der Aufklärung und ggfs. Sanktionierung relevanten Fehlverhaltens. Im Beschäftigungskontext kann die Datenverarbeitung – je nach Einzelfall – auch auf Art. 26 Abs. 1 S. 2, Art. 26 Abs. 1 S. 1, Art. 26 Abs. 3 und § 6 Nr. 3 bis 6 DSG-EKG gestützt werden.

Unabhängig davon, welche Rechtsgrundlage im Einzelfall einschlägig ist, behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten streng vertraulich und unter Wahrung der geltenden (Datenschutz)Gesetze. Nicht befugte Mitarbeiter erhalten keinen Zugriff auf Ihre Daten („Need-to-know-Prinzip“).

5. Empfänger der Daten

Empfänger der Daten ist die jeweils verantwortliche Stelle. Streng nach dem Need-to-know-Prinzip erhält bei Johannesstift Diakonie im Regelfall nur die Compliance-Beauftragte Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

Für den Fall, dass Sie Ihren Hinweis über die Ombudsperson abgeben, erhält zunächst nur diese Zugriff auf die Daten. Nur mit Ihrem Einverständnis wird die Ombudsperson Ihre personenbezogenen Daten an die Compliance-Beauftragte der Johannesstift Diakonie weitergeben.

Im Rahmen der Aufklärung eines Hinweises oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, dass die Ombudsperson oder die Compliance-Beauftragte Daten an einzelne wenige Mitarbeiter der Johannesstift Diakonie vertraulich auf strikter Need-to-know-Basis weitergibt. Im Übrigen erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur, soweit hierzu eine entsprechende eigene Rechtsgrundlage besteht (etwa eine rechtliche Pflicht im Rahmen von behördlichen Auskunftsersuchen).

6. Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden zunächst für die Dauer der Untersuchung des jeweiligen Sachverhalts aufbewahrt. Anschließend werden sie im Falle von Hinweisen, nach deren Untersuchung feststeht, dass kein Fehlverhalten vorlag, innerhalb von zwei Monaten gelöscht bzw. anonymisiert. Steht jedoch fest, dass ein Verstoß vorlag oder lässt sich dies nicht ausschließen, wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt und erst nach Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen für die Geltendmachung von Ansprüchen von Johannesstift Diakonie oder die Abwehr von Ansprüchen Dritter gelöscht bzw. anonymisiert.

7. Datenschutzbeauftragter

Die verantwortliche Stelle hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Seine Kontaktdaten lauten wie folgt:
datenschutz(at)jsd.de

8. Ihre Rechte

Ihnen stehen die folgenden Rechte gegenüber uns und im Falle der Abgabe eines Hinweises über die Ombudsperson auch gegenüber dieser zu:

• Auskunft: Sie haben das Recht sich über Ihre erhobenen Daten zu informieren.
• Berichtigung: Sie können verlangen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten über Sie berichtigt werden.
• Löschung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden. Nachlesen können Sie diese Voraussetzungen in § 21 DSG-EKD und Art. 17 DSGVO.
• Einschränkung: In bestimmten Fällen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird. Nachlesen können Sie diese Voraussetzungen in § 22 DSG-EKD und Art. 18 DSGVO.
• Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie können sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutzbehörde in Ihrem Land über die Verarbeitung Ihrer Daten beschweren.