Digitalisierung von Dokumenten für Ihr Unternehmen

Weniger Personalkosten, schneller Zugriff, keine Lagerkosten – das sind einige Vorteile der digitalen Personalakte.

Sie überlegen, Ihre Personalverwaltung auf digital umzustellen?

Wir beraten Sie und entwickeln mit Ihnen eine passgenaue Lösung für Ihr Unternehmen. Wir helfen Ihnen, Verwaltungsaufwand und Kosten für die Pflege Ihrer Personalakten deutlich zu senken.

Das tun wir für Sie:

Wir scannen Ihre bisherigen Personalunterlagen – die Kosten für Lagerung entfallen damit. Auf Wunsch vernichten wir Ihre alten Akten mit einem zertifizierten Kooperationspartner – Sie bekommen im Anschluss ein Vernichtungszertifikat.

Die digitalisierten Dokumente erhalten Sie in der Form, die Sie wünschen und die zu den Systemen passt, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen. Die gescannten Dokumente können Sie per Volltextsuche gezielt mit einem Klick aufrufen – kein langes Aktenwälzen mehr. Ihre Mitarbeitenden werden begeistert sein.

Wir scannen auch laufende Unterlagen für Sie, wenn Sie das wünschen.

Ihre Personalunterlagen sind bei uns in guten Händen – wir arbeiten in allen Prozessschritten DSVGO-konform.

Das sind die Schritte beim Scannen von Personalakten:

• unverbindliches Beratungsgespräch
• Angebotserstellung
• Abholen Ihrer Akten in speziell verschließbaren Schränken und Boxen
• Vorbereiten (Kleben, Entklammern etc.) und Vorsortieren Ihrer Dokumente z.B. nach Dokumenten, die laut gesetzlichen Vorschriften archiviert werden müssen und Dokumenten, die Sie vernichten können, um Lagerraum zu sparen
• Scannen Ihrer Akten nach Ihren Vorgaben und passgenau für Ihre Unternehmenssysteme (verschiedene Auflösungen, Dateiformate etc.)
• Übergabe der digitalisierten Dateien
• Übergabe der Original-Akten, die laut gesetzlichen Vorschriften archiviert werden müssen 
• auf Wunsch Vernichtung der alten Akten und Materialien durch einen zertifizierten Kooperationspartner
• Zertifikat für soziale Nachhaltigkeit – für Ihre Webseite oder Unternehmensräume

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf – per Telefon oder E-Mail. Wir beraten Sie unverbindlich und erstellen Ihnen auf Wunsch ein Angebot.

Sie sind eine Hausverwaltung oder eine Wohnungsgenossenschaft und möchten Ihre Mieter*innenakten digitalisieren und archivieren? Wir sind für Sie da!

Steigen Sie um auf digitale Mieter*innenakten – und sparen Sie damit Kosten für Personal und Lagerräume. Gleichzeitig erfüllen Sie mit den digitalen Mieter*innenakten alle Datenschutzvorgaben der DSVGO.

Die Aktenarchive der Immobilienwirtschaft wachsen immer weiter und verursachen mehr und mehr Kosten. Doch das muss nicht sein. Für die allgemeinen Mieter*innenakten gelten keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – nur für bestimmte Dokumente und Belege. Wir beraten Sie gerne dazu.

Verschlanken Sie Ihr Archiv und reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand – mit den Dienstleistungen des ScanCenters der Johannesstift Diakonie.

Das Besondere: Wir sortieren die Akten nach Ihren Vorgaben vor – und scannen sie erst nach dieser Sortierung. Damit können Sie bei der Umstellung auch die Aktenstruktur verändern. Die gescannten Dokumente finden Sie leicht wieder: entweder über die PDF-Struktur, die wir auf Wunsch mit Ihnen erstellen, oder über die Volltextsuche.

Auf Wunsch vernichten wir Ihre alten Akten gemeinsam mit unserem Kooperationspartner.

Und ganz neu im Angebot: Wir digitalisieren laufend Ihre geschäftliche Korrespondenz für Sie – für noch mehr Komfort in der Verwaltung Ihrer Wohnungen.

Das sind die Schritte beim Scannen Ihrer Mieter*innenakten:

• unverbindliches Beratungsgespräch
• Angebotserstellung
• Abholung Ihrer Akten in speziell verschließbaren Schränken und Boxen
• Vorbereiten (Kleben, Entklammern etc.) und Vorsortieren Ihrer Dokumente
• Scannen Ihrer Akten nach Ihren Vorgaben und passgenau für Ihre Unternehmenssysteme (verschiedene Auflösungen, Dateiformate etc.)
• Übergabe der digitalisierten Akten 
• auf Wunsch Vernichtung der alten Akten und Materialien durch einen zertifizierten Kooperationspartner
• Zertifikat für soziale Nachhaltigkeit – für Ihre Webseite oder Unternehmensräume

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf – per Telefon und E-Mail. Wir beraten Sie unverbindlich und erstellen Ihnen auf Wunsch ein Angebot.

Patient*innenakten haben hohe Ansprüche. Von der gesetzlich vorgeschriebenen jahrzehntelangen Aufbewahrungsfrist über die strengen Datenschutzvorgaben bis hin zur guten Auffindbarkeit und bedarfsgerechten Suche beispielsweise nach bestimmten Diagnosen.

Mit der Umstellung von analoger zu digitaler Patient*innenakte wird all das möglich, noch dazu mit viel weniger Platzbedarf, Verwaltungsaufwand und Kosten!

Wir machen es möglich – ganz nach Ihren individuellen Vorstellungen und Wünschen erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen ein individuell passendes Konzept.

Das tun wir für Sie

In allen Schritten vom Transport über die Digitalisierung bis hin zur zertifizierten Aktenvernichtung halten wir die Vorschriften der einschlägigen und vorgegebenen Datenschutzbestimmungen Ihrer Patient*innenakten exakt ein. Wir arbeiten DSVGO-konform.

Wir erstellen Ihnen eine Archivstruktur, die in Sachen Benennung und Sortierung beispielsweise nach Name, Vorname, Patient*innennummer und Geburtsdatum ganz Ihren Wünschen entspricht. Dafür sortieren wir Ihre Akten nach individuellen Kriterien vor. Jede Akte enthält alle von ihnen vorgesehenen Infos: EKG- oder CTG-Aufzeichnungen, Anamnesen, Befunde, Diagnosen – das Scannen und Einfügen all dieser Dokumente ist für uns kein Problem. Die vollständige digitale Patient*innenakte integrieren wir nach Wunsch gerne auch in Ihre Software.

Für eine optimale Suche können wir eine Volltextsuche ermöglichen oder Ihre Dokumente verschlagworten. Akten mit denselben Befunden, Diagnosen o.ä. sind so auf einen Klick in Sekundenschnelle auffindbar. Ein großer Vorteil gegenüber jedem bestsortiertesten analogen Archiv.

So gehen wir beim Scannen von Patient*innenakten vor:

• unverbindliches Beratungsgespräch
• Angebotserstellung
• Abholung Ihrer Akten in speziell verschließbaren Schränken und Boxen
• Vorbereiten (Kleben, Entklammern etc.) und Vorsortieren Ihrer Dokumente
• Scannen Ihrer Akten nach Ihren Vorgaben und passgenau für Ihre Unternehmenssysteme (verschiedene Auflösungen, Dateiformate etc.)
• Übergabe der digitalisierten Akten 
• auf Wunsch Vernichtung der alten Akten und Materialien durch einen zertifizierten Kooperationspartner
• Zertifikat für soziale Nachhaltigkeit – für Ihre Webseite oder Unternehmensräume

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf – per Telefon und E-Mail. Wir beraten Sie unverbindlich und erstellen Ihnen auf Wunsch ein Angebot.

Ob Gerichte, Ämter, Schulen, Kindertagesstätten oder Träger der Behinderten- oder Jugendhilfe – für all diese zumeist öffentlichen Einrichtungen bietet die Digitalisierung von Akten erhebliche Vorteile. Sie schonen natürliche Ressourcen, sparen Platz, Verwaltungs- und Personalaufwand und somit Kosten. Außerdem verbessern Sie den Zugriff auf immer aktuelle Dokumente über Abteilungen hinweg bei gleichzeitig strenger Einhaltung aller Datenschutzvorgaben der DSVGO.

Vorsortieren nach bestimmten Kriterien für eine optimale Suche ist für uns kein Problem. Wir erstellen ein Verzeichnis, das Ihren individuellen Vorgaben entspricht und das Durchforsten in Sekundenschnelle ermöglicht. Auch das zertifizierte Vernichten der analogen Akten im Anschluss ist über uns möglich – wir arbeiten mit erfahrenen Kooperationspartnern zusammen, die diese Leistung anbieten.

Sie sind eine öffentliche Einrichtung aus Berlin? In Berlin ist das Thema brandaktuell, denn das Land will die Verwaltung gemäß den Vorgaben der EU und des Bundes bis 2024 auf die digitale Akte umstellen.

Bei der Suche nach geeigneten Dienstleistern bietet sich für öffentliche Einrichtungen die Beauftragung inklusiver Unternehmen wie unseres ScanCenters an. Denn die Gesetzgebung hat für Bund und Länder Möglichkeiten geschaffen, Inklusionsunternehmen bei der Vergabe bevorzugt zu berücksichtigen. Interessiert?

Mehr dazu: Auftragsvergabe MehrWert inklusive

Gern beraten wir Sie zu Ihren individuellen Vorstellungen und Bedingungen und erstellen Ihnen ein für Sie passendes Angebot!

So gehen wir vor beim Scannen von Akten für öffentliche Auftraggeber vor:

• unverbindliches Beratungsgespräch
• Angebotserstellung
• Abholung Ihrer Akten in speziell verschließbaren Schränken und Boxen
• Vorbereiten (Kleben, Entklammern etc.) und Vorsortieren Ihrer Dokumente
• Scannen Ihrer Akten nach Ihren Vorgaben und passgenau für Ihre Unternehmenssysteme (verschiedene Auflösungen, Dateiformate etc.)
• Übergabe der digitalisierten Akten 
• auf Wunsch Vernichtung der alten Akten und Materialien durch einen zertifizierten Kooperationspartner
• Zertifikat für soziale Nachhaltigkeit – für Ihre Webseite oder Unternehmensräume

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf – per Telefon und E-Mail. Wir beraten Sie unverbindlich und erstellen Ihnen auf Wunsch ein Angebot.

Mit unserem Kooperationspartner bieten wir zertifizierte Aktenvernichtung Ihrer Originale nach DSGVO gemäß DIN 66399 an.

Sprechen Sie uns zu diesem Service an – wir beraten Sie gerne!

Auf Wunsch digitalisieren wir Ihre komplette Geschäftskorrespondenz. Ihre Briefe werden bei diesem Service direkt an unsere Adresse geschickt, bei uns geöffnet und digitalisiert. Dabei unterstützen wir Sie auch bei der inhaltlichen Sortierung – ob Rechnung oder Vertrag, wir ordnen die digitalisierte Post gleich den richtigen Ablageorten oder E-Mail-Verteilern zu. Sie erhalten Ihre digitalisierte Korrespondenz täglich per E-Mail, Schnittstelle oder gemeinsamem Ablageort.

So gehen wir bei der Digitalisierung des Posteingangs vor:

• unverbindliches Beratungsgespräch
• Angebotserstellung
• Kategorisieren und Vorsortieren Ihrer Dokumente
• Scannen Ihrer Akten nach Ihren Vorgaben und passgenau für Ihre Unternehmenssysteme (verschiedene Auflösungen, Dateiformate etc.)
• Übergabe/Ablage der digitalisierten Akten 
• auf Wunsch Vernichtung der alten Akten und Materialien durch einen zertifizierten Kooperationspartner
• Zertifikat für soziale Nachhaltigkeit – für Ihre Webseite oder Unternehmensräume 

Sprechen Sie uns zu diesem Service an – wir beraten Sie gerne!

Unabhängig von Aufträgen zum Scannen Ihrer Archive bieten wir Ihnen auch das Scannen on Demand an. Das heißt: Wir scannen kurzfristig und auf Zuruf Dokumente aus Ihrem laufenden Betrieb, die Sie in digitaler Form benötigen.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir beraten Sie gern.