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Compliance

Ombudsperson der Johannesstift Diakonie

In der Johannesstift Diakonie gibt es die Möglichkeit für Mitarbeitende und auch Dritte, sich geschützt mit Hinweisen auf Rechtsverstöße im Unternehmen an eine Beschwerdestelle wenden zu können. Durch ein strukturiertes Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen sollen hierdurch Gefahren oder Risiken aufgedeckt und abgewendet werden, im besten Fall noch bevor sich diese realisieren.

In Verdachtsfällen können sich Mitarbeitende an direkte Vorgesetzte, die Compliance-Beauftragte, die Geschäftsführung bzw. den Vorstand wenden und diese direkt ansprechen. Sollten Mitarbeitende keinen dieser Meldewege nutzen wollen, so kann darüber hinaus die Ombudsperson kontaktiert werden. Die Johannesstift Diakonie hat eine Ombudsperson eingesetzt, damit sich Hinweisgebende auch vertraulich an einen externen Dritten wenden können, der Erfahrung im Umgang von Fehlverhalten hat.

Die Ombudsperson kann kontaktiert werden, wenn es sich bei den Verdachtsmeldungen um strafrechtlich relevante Verstöße oder schwere Verstöße gegen Richtlinien und Verhaltensgrundsätze der Johannesstift Diakonie handelt. Die Hinweise werden von der Ombudsperson vertraulich behandelt. Auf Wunsch können auch anonyme Meldungen abgegeben werden. Die Meldungen können schriftlich und/oder telefonisch sowie auch persönlich erfolgen. Den Hinweisgebenden wird zeitnah nach Eingang ihrer Meldung eine Eingangsbestätigung erteilt und sie werden über Abhilfemaßnahmen informiert.

Comfield Legal
Rechtsanwalt Dr. Tobias Teicke
Kurfürstendamm 59
10707 Berlin 
Telefon 0172 7274711
jsd-ombudsmann(at)comfield-legal.eu

Datenschutzerklärung zu Meldungen von Compliance-Verstößen

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist der Johannesstift Diakonie sehr wichtig. Dies gilt besonders, wenn Sie Hinweise auf Fehlverhalten oder sonstige Gesetzes- und Regelverstöße abgeben.

Gern weisen wir Sie auch hier ausdrücklich darauf hin, dass Sie die Möglichkeit haben, Hinweise auf strafrechtlich relevante Verstöße oder schwere Verstöße gegen Richtlinien und Verhaltensgrundsätze der Johannesstift Diakonie anonym gegenüber der Ombudsperson abzugeben. In diesem Fall werden keine Angaben zu Ihrer Person verarbeitet.

Wenn Sie sich an unsere Compliance-Beauftragte wenden oder den Hinweis gegenüber der Ombudsperson nicht anonym abgeben möchten, informieren wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten. Dies sind in der Regel Ihr Name und ggf. Ihre Kontaktdaten.

Grundlage dieser Datenschutzerklärung sind das Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland vom 15. November 2017 („EKD-Datenschutzgesetz oder DSG-EKD“) sowie die EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Wenn wir nachfolgend Angaben zu Gesetzen machen, werden daher immer beide Gesetze zitiert.

1. Verantwortliche Person/Stelle

a) Wenn Sie einen Hinweis auf Fehlverhalten direkt an unsere Compliance-Beauftragte abgeben, ist verantwortliche Stelle:

Johannesstift Diakonie gAG
Siemensdamm 50
13629 Berlin
kontakt(at)jsd.de

Ansprechpartnerin ist in diesem Fall unsere Compliance-Beauftragte.

b) Geben Sie einen Hinweis an unsere Ombudsperson ab, die ihren Hinweis dann an uns übermittelt, dann ist zusätzlich zu der unter a) genannten Stelle auch die folgende Stelle für die Datenverarbeitung verantwortlich:

Comfield Legal Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB Schmidt Teicke
Rechtsanwalt Dr. Tobias Teicke
Kurfürstendamm 59
10707 Berlin
jsd-ombudsmann(at)comfield-legal.eu

Die Ombudsperson verarbeitet Ihre Daten in diesem Fall in eigener Verantwortung, übermittelt die Daten an die Johannesstift Diakonie und die Johannesstift Diakonie verarbeitet die Daten ebenfalls in eigener Verantwortung.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wenn Sie einen Hinweis auf Fehlverhalten abgeben, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zu Ihrer Person gespeichert und vor allem dazu genutzt, im Rahmen der Aufklärung des von Ihnen mitgeteilten Sachverhalts Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, um den jeweiligen Sachverhalt sorgfältig aufzuklären.

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung (vgl. § 6 Nr. 2 DSG-EKG und Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO). Diese erteilen Sie, indem Sie den Hinweis unter Nennung Ihres Namens abgeben.

Dazu weisen wir darauf hin, dass Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Die Einwilligung ist gegenüber der Compliance-Beauftragten oder gegenüber der Ombudsperson zu widerrufen, je nachdem an wen Sie Ihren Hinweis abgegeben haben.

Wir weisen darauf hin, dass wir die Angaben zu Ihrer Person streng vertraulich behandeln. Nicht befugte Mitarbeitende erhalten hierauf keinen Zugriff. Im Falle des Widerrufs der Einwilligung werden Angaben zum Sachverhalt weiter bearbeitet.

4. Empfänger der Daten

Im Regelfall erhält nur die Compliance-Beauftragte Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Für den Fall, dass Sie Ihren Hinweis über die Ombudsperson abgeben, erhält auch diese Zugriff auf die Daten und gibt diese an die Compliance-Beauftragte weiter.

Im Rahmen der Aufklärung eines Hinweises oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, dass die Ombudsperson oder die Compliance-Beauftragte Daten an einzelne wenige Mitarbeitende der Johannesstift Diakonie vertraulich auf strikter „Need-to-Know“-Basis weitergibt.

5. Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden zunächst für die Dauer der Untersuchung des jeweiligen Sachverhalts aufbewahrt. Anschließend werden sie im Falle von Hinweisen, nach deren Untersuchung feststeht, dass kein Fehlverhalten vorlag, innerhalb von zwei Monaten anonymisiert. Steht jedoch fest, dass ein Verstoß vorlag oder lässt sich dies nicht ausschließen, wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt und erst nach Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen für die Geltendmachung von Ansprüchen von Johannesstift Diakonie oder Dritter anonymisiert.

6. Datenschutzbeauftragter

Die verantwortliche Stelle hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Seine Kontaktdaten lauten wie folgt:
datenschutzbeauftragter-pgd(at)pgdiakonie.de

7. Ihre Rechte

Ihnen stehen die folgenden Rechte gegenüber uns und im Falle der Abgabe eines Hinweises über die Ombudsperson auch gegenüber dieser zu:

  • Auskunft: Sie haben das Recht sich über Ihre erhobenen Daten zu informieren.
  • Berichtigung: Sie können verlangen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten über Sie berichtigt werden.
  • Löschung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden. Nachlesen können Sie diese Voraussetzungen in § 21 DSG-EKD und Art. 17 DSGVO.
  • Einschränkung: In bestimmten Fällen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird. Nachlesen können Sie diese Voraussetzungen in § 22 DSG-EKD und Art. 18 DSGVO.
  • Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Sie können sich jederzeit bei der zuständigen Datenschutzbehörde in Ihrem Land über die Verarbeitung Ihrer Daten beschweren.